La richiesta

Opera Cardinal Ferrari a fine 2020 arriva alla decisione di cambiare il sistema di Posta elettronica di cui non è soddisfatta in termini di prestazioni e di funzionalità.
A ManagerNoProfit, con cui l’Opera ha in corso da lungo tempo una fruttuosa collaborazione su diversi aspetti organizzativi e operativi, viene chiesto di proporre una soluzione e di organizzare il progetto realizzativo.

La soluzione adottata

ManagerNoProfit, sulla base dell’esperienza maturata al proprio interno, suggerisce di adottare il sistema Google Workspace, che può essere acquisito in licenza gratuita per le Organizzazioni non profit attraverso la piattaforma Techsoup ed è in grado di permettere lo sviluppo in prospettiva di strumenti evoluti di collaborazione digitale tra i diversi dipartimenti dell’Opera.

Approvata la proposta, le attività iniziano analizzando insieme le esigenze principali degli uffici dell’Opera e più in dettaglio quelle di Residenza Trezzi.
Prima di procedere alla richiesta delle licenze, ManagerNoProfit segue l’Opera nel trasferire all’interno l’account di amministrazione di Google che era ancora intestato a un dipendente uscito da tempo.

Fatta quindi la registrazione ed attivate le licenze gratuite di Google Workspace congiuntamente alla Cooperativa che ha in carico l’assistenza tecnica all’infrastruttura informatica, vengono realizzate le attività propedeutiche alla migrazione: dalla preparazione dei nuovi account di posta, alla sincronizzazione con le caselle di Outlook che molti utenti dell’Opera usano, al trasferimento dei dati presenti sulla vecchia posta. Viene anche predisposta una guida per l’accesso a Gmail e la personalizzazione delle sue funzionalità da distribuire a tutti gli utenti che utilizzeranno il nuovo sistema.
Il cambio del sistema di posta viene effettuato a inizio febbraio 2021 senza interrompere le normali attività dell’Opera.
Le funzionalità attivate comprendono, oltre le tradizionali funzioni di Gmail, la gestione integrata ma distinta del dominio @residenzatrezzi, la gestione di caselle di posta condivise tra più utenti, l’utilizzo della videoconferenza.